1. Việc bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

Tổng số công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách và kiêm nhiệm là 4 người.

Về công tác bồi dưỡng về tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp và vị trí việc làm thực hiện theo quy định của pháp luật tại Sở Công Thương. (đính kèm biểu 1).

Sở Công Thương thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp độc hại cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.

2. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện Kế hoạch số 33/KH-UBND ngày 24/01/2024 của UBND tỉnh thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2024. Sở Công Thương đã triển khai Kế hoạch trên đến các phòng, đơn vị thuộc Sở biết và thực hiện, đồng thời ban hành các văn bản năm 2024 (đính kèm biểu 2).

Sở Công Thương tiếp tục thực hiện triển khai, hướng dẫn các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ trong năm 2024 như: Kế hoạch số 39/KH-UBND ngày 29/01/2024 của UBND tỉnh về thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Văn bản số 438/SNV-VTLT ngày 02/02/2024 của Sở Nội vụ về việc thông báo thời gian, đối tượng và nội dung giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Văn bản số 3088/SNV-VTLT ngày 17/7/2024 của Sở Nội vụ về tiếp tục thực hiện lưu trữ hồ sơ điện tử, hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử Sở đã triển khai đến các phòng, đơn vị thông qua hình thức trên hệ thống quản lý văn bản, phổ biến trong các cuộc họp định kỳ để cán bộ viên chức biết, thực hiện.

Sở Công Thương đã ban hành Quyết định Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ Quyết định số 203/QĐ-SCT ngày 09/9/2020 (đính kèm biểu 3).

3. Việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư

Quy trình quản lý văn bản đi, đến của Sở Công Thương được thực hiện trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh theo kế hoạch số 186/KH-UBND tỉnh ngày 04/8/2023 Kế hoạch triển khai phần mềm Quản lý văn bản và điều hành cho các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.

- Về tiếp nhận, đăng ký văn bản đến trên phần mềm quản lý văn bản tại Sở Công Thương được thực hiện theo quy định.

- Về quản lý và sử dụng con dấu cơ quan đã thực hiện theo đúng quy định tại Điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về Quản lý con dấu; Sở Công Thương đã phân công cán bộ văn thư quản lý con dấu theo đúng quy định. Sở Công Thương đang sử dụng các chứng thư số bởi ban cơ yếu Chính phủ cấp để đóng dấu cho văn bản điện tử. Việc mở các loại sổ đăng ký, quản lý, theo dõi, thống kê văn bản đi, đến (bao gồm văn bản, tài liệu chỉ các mức độ mật) Sở Công Thương thực hiện theo đúng quy định.

- Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Sở Công Thương theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ.

Sở Công Thương đánh giá tỷ lệ 100% văn bản phát hành Lãnh đạo sử dụng chữ ký số để ký duyệt văn bản trong năm 2024 tính đến 30/10/2024. (đính kèm Biểu 4).

- Việc lập hồ sơ công việc theo danh mục tại các phòng thuộc Sở đã được thực hiện đầy đủ, đúng quy định. Cán bộ, công chức tại Sở Công Thương đã thực hiện việc lập hồ sơ đối với công việc được giao. Công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ bao gồm việc lập hồ sơ công việc bằng giấy; lập hồ sơ công việc điện tử theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP tại Sở Công Thương. Số lượng hồ sơ công việc được lập trong năm 2024. (đính kèm Biểu 5).

4. Việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ

Việc triển khai, hướng dẫn công chức, viên chức, nhân viên thực hiện chỉnh lý, sắp xếp và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện như sau:

- Đối với hồ sơ công việc giấy: Đánh giá việc thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan: Vào cuối năm, bộ phận Lưu trữ tiến hành thu tài liệu đến hạn nộp lưu của các phòng thuộc Sở, chuyển vào kho và tiến hành sắp xếp, chỉnh lý. Việc giao nộp, thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đảm bảo đúng Thông tư số 07/2012/TT-BNV. Tình hình tài liệu thu thập được đã được chỉnh lý, sắp xếp sơ bộ, lập hồ sơ đầy đủ. Việc giao nhận tài liệu nộp lưu có biên bản và mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu kèm theo đầy đủ. Số mét hồ sơ, tài liệu đã thu thập vào kho lưu trữ trong năm 2024: 15 mét.

- Đối với hồ sơ điện tử: Sở Công Thương có Hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu về tạo lập, lưu trữ, nộp lưu hồ sơ điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV. Việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử đã được triển khai rộng rãi đến toàn thể CVCCVC thuộc Sở. Trong năm 2024, cán bộ, công chức, viên chức Sở Công Thương đã lập được 255 hồ sơ điện tử; hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử 45.908 hồ sơ điện tử, 07 hồ sơ nộp trực tiếp. 

- Công tác số hóa hồ sơ, kết quả TTHC của Sở Công Thương dù đã nỗ lực thực hiện các bước theo quy trình số hóa nhưng chưa đạt được kết quả như mong muốn.

- Tỷ lệ thanh toán trực tuyến còn thấp do một số doanh nghiệp còn chưa phối hợp trong việc thanh toán trực tuyến trên Dịch vụ công quốc gia. Ngoài ra, do đặc thù của lĩnh vực Công Thương, một số thủ tục có phát sinh phí được người dân thanh toán khi Sở Công Thương đã ban hành giấy phép/giấy chứng nhận (thanh toán sau). Do đó, nhiều trường hợp sau khi đi thẩm định nhưng chưa đạt yêu cầu, Sở sẽ không thu phí, dẫn đến làm ảnh hưởng đến tỷ lệ thanh toán trực tuyến trên cổng dịch vụ công quốc gia.

- CBCC, VC còn gặp khó khăn trong việc đề xuất các mô hình, sáng kiến, giải pháp mới trong CCHC do phải dành thời gian nghiên cứu thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn thường xuyên. Ngoài ra, hiện nay, các nhiệm vụ liên quan đến cải cách hành chính đều được thực hiện theo quy định, do đó rất khó để đề xuất thêm các sáng kiến, giải pháp mới.

- Thủ tục thông báo khuyến mại trên cổng dịch vụ công của tỉnh đôi khi chưa đồng bộ với cổng dịch vụ quốc gia.

- Công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu: Báo cáo tổng số mét tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh, số mét tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ, số mét tài liệu chưa chỉnh lý trên tổng số mét tài liệu đang bảo quản tại đơn vị, cơ quan (theo biểu mẫu 6).

Hiện nay, Sở Công Thương đang được bố trí một phần kho lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh. Các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ của Sở Công Thương đã được bố trí đầy đủ, gồm có: 01 máy vi tính, 01 máy photocopy, 01 máy scan, 01 máy in.

Việc hệ thống hóa và xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu: Sở Công Thương có đầy đủ công cụ tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ, sổ sách theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

5. Chế độ thông tin, báo cáo

Việc thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ Sở Công Thương thực hiện đầy đủ đúng thời gian quy định.

6. Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Sở Công Thương đã bố trí kinh phí đầy đủ cho công tác văn thư và lưu trữ theo quy định.

7. Nhận xét, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Công Thương

- Công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Công Thương có nhiều chuyển biến tích cực, chất lượng hoạt động trong lĩnh vực Văn thư, lưu trữ đang ngày nâng cao hơn. Đặc biệt trong năm 2024, Sở Công Thương đã triển khai việc lập hồ sơ điện tử và lưu trữ điện tử góp phần đẩy mạnh xây dựng Chính quyền điện tử, Chính quyền số.

- Công tác văn thư, lưu trữ được Ban Lãnh đạo Sở Công Thương quan tâm chỉ đạo sâu sát, góp phần thực hiện tốt công tác quản lý chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Sở, đồng thời thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ cải cách hành chính của Sở Công Thương.

- Việc thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại Sở Công Thương ngày càng đi vào nề nếp, khoa học như: Quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã có nhiều tiến bộ. Công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ, Lưu trữ cơ quan được thực hiện thường xuyên và đã được các đơn vị chú ý thực hiện nghiêm túc; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được trang bị tương đối đầy đủ, góp phần việc tra cứu tài liệu được dễ dàng./.