Trong 3 năm thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu, Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư lưu trữ đã tham mưu cho UBND tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn công tác tiếp nhận, thẩm định tài liệu của các đơn vị, địa phương. Đến nay Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tiếp nhận hơn 255m tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn (giai đoạn 1976-2020) thuộc 44 đơn vị, địa phương; nâng tổng số tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh lên hơn 1,9 ngàn mét. Hồ sơ, tài liệu các đơn vị, địa phương giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo các quy định về mục lục hồ sơ tra cứu, biên mục từng văn bản bên trong hồ sơ, viết chứng từ kết thúc, thống kê danh mục…

Thực hiện Kế hoạch số 10493/KH-UBND ngày 01/9/2020 của UBND tỉnh, Sở Công Thương đã nhanh chóng tham mưu ban hành Công văn triển khai Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2020-2025 và trực tiếp triển khai việc thực hiện Kế hoạch số 10493/KH-UBND tại Sở. Đồng thời, rà soát, chọn lọc hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đảm bảo về số lượng và chất lượng theo quy định để giao nộp vào vào Lưu trữ lịch sử tỉnh từ năm 2020 đến năm 2023 hoàn thành đúng tiến độ, lộ trình của UBND tỉnh đề ra. Ngoài ra, Sở đã chỉ đạo bộ phận Lưu trữ thực hiện phối hợp tốt trong công tác bổ sung, hiệu chỉnh những thiếu sót, hạn chế trong quá trình thẩm định hồ sơ, tài liệu theo kiến nghị của Sở Nội vụ đảm bảo chất lượng, hiệu quả và kịp thời.

- Kết quả Sở Công Thương đã thực hiện rà soát, chọn lọc hồ sơ vĩnh viễn của 03 phông lưu trữ thuộc Sở, gồm phông Sở Công nghiệp, phông Sở Thương mại và Du lịch và phông Sở Công Thương để giao nộp vào Kho Lưu trữ của tỉnh đảm bảo chất lượng theo đúng quy định. Cụ thể:

Tổng số mét hồ sơ, tài liệu nộp lưu: 6,53 mét tài liệu. Trong đó:

+ Phông Sở Thương mại và Du lịch: 0,7 mét (61 hồ sơ).

+ Phông Sở Công nghiệp: 1,5 mét (138 hồ sơ).

+ Phông Sở Công Thương: 4,33 mét (147 hồ sơ).

- Trong quá trình thực hiện, Sở Công Thương cũng gặp một số khó khăn vướng mắc như: số lượng hồ sơ của Sở khá nhiều, kho tàng và trang thiết bị tại lưu trữ cơ quan cũng còn hạn hẹp, nhân sự về công tác lưu trữ tại cơ quan được bố trí kiêm nhiệm nên thời gian đầu tư chuyên sâu cho công tác lưu trữ rất hạn chế; Sở Công Thương có 03 phông tài liệu nên việc nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh khá phức tạp, cần sắp xếp thời gian hợp lý để nộp lưu từng phông tài liệu. Do đó, để đạt được thành tích trong thực hiện Kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh nêu trên, ngoài sự quan tâm của lãnh đạo Sở về chủ trương, kinh phí và sự hỗ trợ về mặt nghiệp vụ từ Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh, Sở Công Thương đã thực hiện các biện pháp, giải pháp sau:

+ Triển khai Kế hoạch và thực hiện nhanh chóng, kịp thời.

+ Thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu trước khi chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh ; lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị và thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

+ Thành lập Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu và quyết định mục lục tài liệu nộp lưu, gửi Sở Nội vụ thẩm định.

+ Căn cứ hướng dẫn, thẩm định của Sở Nội vụ thực hiện bổ sung, hiệu chỉnh những thiếu sót, hoàn thiện mục lục hồ sơ, tài liệu.

+ Giao nộp tài liệu theo mục lục hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt và văn bản thẩm định của Sở Nội vụ và các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu ; danh mục tài liệu đóng dấu các mức độ mật).

Phát biểu chỉ đạo tại hội nghị, Phó chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Sơn Hùng ghi nhận, biểu dương các đơn vị, địa phương đạt được trong thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh thời gian qua. Đồng thời đề nghị các cấp, các ngành tập trung khắc phục các hạn chế, tồn tại, phải có sự hướng dẫn, thống nhất, đồng bộ trong toàn tỉnh về thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ.

Nhân dịp này, UBND tỉnh đã trao bằng khen cho 15 tập thể và 39 cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2020-2023. Trong đó, Sở Công Thương được trao tặng 01 bằng khen cho tập thể và 02 bằng khen cho cá nhân.