Căn cứ Chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 15/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị;

Thực hiện Kế hoạch số 12/KH-SNV ngày 17/4/2025 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai về việc thực hiện Chỉ thị về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp,

Sở Công Thương xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy của Sở, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích 

- Bảo đảm quản lý chặt chẽ, thống nhất, an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu của Sở Công Thương trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại bộ máy. 

- Thu thập, bảo quản và đảm bảo việc bàn giao hồ sơ, tài liệu giữa các cơ quan, đơn vị khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy được đầy đủ, rõ ràng, minh bạch, đúng quy định pháp luật về lưu trữ.

- Duy trì liên tục, ổn định hoạt động quản lý nhà nước trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại bộ máy.

2. Yêu cầu:

- Trưởng các phòng, các đơn vị thuộc Sở thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của phòng, đơn vị nào phải được kiểm kê, thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của phòng, đơn vị đó.

- Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị trước khi sắp xếp. Các phòng, đơn vị phải có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu trong thời gian chờ bàn giao cho đơn vị mới. 

- Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; tiết lộ thông tin tài liệu mật, nội dung mật theo ngành, lĩnh vực quản lý ra bên ngoài; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

II. NỘI DUNG

1. Đối với hồ sơ, tài liệu giấy

1.1. Thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu (bước 1)

- Tất cả công chức, viên chức, nhân viên, người lao động trực tiếp xử lý, giải quyết công việc theo phân công phải thống kê lập Danh mục hồ sơ, tài liệu, bao gồm:

+ Danh mục hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong, đã kết thúc công việc (từ khi đơn vị hình thành đến thời điểm kết thúc hoạt động theo quyết định của cấp có thẩm quyền).

* Lưu ý: thống kê danh mục theo từng năm/lĩnh vực/hồ sơ, tài liệu/tổng số mét/tình trạng xử lý nghiệp vụ. Trường hợp hồ sơ kéo dài nhiều năm thì thống kê theo quá trình giải quyết, không tách riêng từng năm khi chưa kết thúc hồ sơ trong năm sẽ bị phân tán hồ sơ.

+ Danh mục công việc đang xử lý phục vụ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người dân: phải thực hiện thống kê, cập nhật quá trình xử lý hàng ngày cho đến thời điểm bàn giao theo quy định. 

* Lưu ý: Ghi rõ tên công việc; tên người được giao giải quyết chính; số lượng văn bản, tài liệu đã có; thời hạn giải quyết (nếu có). Đồng thời bàn giao danh mục hồ sơ và tài liệu thực tế cho lưu trữ cơ quan trước thời điểm kết thúc hoạt động của cơ quan. 

- Sau khi lập Danh mục hồ sơ, tài liệu xong, phối hợp với bộ phận văn thư, lưu trữ kiểm kê tổng thể, đo đạc số mét hồ sơ, tài liệu. Lập biên bản giao, nhận giữa công chức, viên chức, người lao động trực tiếp giải quyết công việc với bộ phận lưu trữ cơ quan và phải có xác nhận của lãnh đạo đơn vị. 

(Thống kê theo mẫu phụ lục đính kèm Kế hoạch)

- Thời gian thực hiện xong trước ngày 15/7/2025. 

1.2. Tập kết hồ sơ, tài liệu đã lập Danh mục vào phòng, kho niêm phong, bảo quản tài liệu tập trung (Bước 2)

- Hồ sơ, tài liệu được bảo quản tập trung tại phòng, kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị hoặc địa điểm mà cơ quan, đơn vị thuê để bảo quản tài liệu.

- Đề nghị Trưởng các phòng, các đơn vị lưu ý việc tập kết hồ sơ tại kho lưu trữ: 

+ Đối với hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong tập trung vào một khu vực bảo quản riêng (tránh lẫn lộn với khối hồ sơ, tài liệu đang xử lý dang dở).

Trường hợp, cơ quan, đơn vị có 02, 03 phông lưu trữ tiếp nhận từ các đơn vị khác do hợp nhất, sáp nhập thì phải thống kê, ghi chú mỗi phông lưu trữ bảo quản theo từng khu vực riêng trong kho lưu trữ (tránh tình trạng lẫn lộn tài liệu giữa các phông lưu trữ khác nhau).

+ Đối với hồ sơ, tài liệu đang xử lý phục vụ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, người dân theo lĩnh vực quản lý: công chức, viên chức giải quyết công việc tự bảo quản cho đến thời điểm đơn vị kết thúc hoạt động, bàn giao cho lưu trữ cơ quan để thống kê, bảo quản, lựa chọn khu vực tại kho và ghi chú riêng tránh lẫn lộn với khối tài liệu đã giải quyết xong. Thủ trưởng đơn vị sẽ giao cho đơn vị mới tiếp tục giải quyết sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Thực hiện niêm phong phòng, kho, địa điểm tập kết bảo quản tài liệu, bố trí lực lượng đảm bảo an toàn cho tài liệu và bảo mật thông tin tài liệu tại cơ quan, đơn vị (lưu ý không để người không phận sự tiếp cận vào phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu), như sau:

+ Đối với hồ sơ, tài liệu đã kết thúc: thực hiện đóng gói, niêm phong theo từng cơ quan, đơn vị và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung. In nhãn, dán vào thùng carton ghi chú (theo mẫu đính kèm), … 

+ Đối với hồ sơ, tài liệu đang xử lý (chưa xong): công chức, viên chức, người lao động tự bảo quản và tiếp tục cập nhật đến thời điểm đơn vị kết thúc hoạt động; phối hợp với lưu trữ cơ quan để tổng hợp Danh mục công việc, đưa vào điểm tập kết để chuẩn bị bàn giao cho đơn vị mới.

- Thời gian thực hiện xong trước ngày 01/8/2025. 

1.3. Tổ chức bàn giao hồ sơ, tài liệu (Bước 3) 

- Việc bàn giao phải được ghi nhận bằng biên bản, thể hiện rõ hiện trạng tài liệu giao, nhận; tổng số phông lưu trữ, thời gian tài liệu; tổng số mét tài liệu (đã chỉnh lý hoàn chỉnh; sắp xếp sơ bộ hoặc chưa chỉnh lý), kèm theo Danh mục hồ sơ, tài liệu (giấy, điện tử) và khối lượng tài liệu thực tế bàn giao.

- Tổ chức bàn giao tài liệu giữa đơn vị cũ và đơn vị mới, bao gồm hồ sơ, tài liệu đã kết thúc và hồ sơ, tài liệu đang giải quyết của đơn vị cũ và mới (khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về sắp xếp, tổ chức bộ máy). 

- Thời gian thực hiện sau ngày 15/8/2025, trong khoảng thời gian từ ngày 15/8/2025 đến ngày 15/9/2025.

(Biểu mẫu bàn giao theo phụ lục đính kèm Kế hoạch)

2. Đối với tài liệu điện tử

- Trưởng các phòng, các đơn vị thuộc Sở chỉ đạo công chức, viên chức, người lao động thống kê hồ sơ, tài liệu về công việc đã hoàn thành và các công việc chưa hoàn thành trên Hệ thống; lập danh mục công việc chưa hoàn thành trên Hệ thống. 

- Giao bộ phận Công nghệ thông tin – Văn phòng Sở làm đầu mối để phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ hỗ trợ kỹ thuật đóng gói dữ liệu trên Hệ thống quản lý văn bản và Điều hành dùng chung của tỉnh, đồng thời phối hợp với đơn vị cung cấp Hệ thống quản lý văn bản sử dụng trước đây (VNPT, Viettel, …) đóng gói dữ liệu đảm bảo an toàn thông tin, phục vụ bàn giao cho đơn vị mới tra cứu, tiếp tục giải quyết công việc.

3. Thành lập Tổ công tác văn thư, lưu trữ khi sắp xếp tổ chức, bộ máy

Tổ công tác văn thư, lưu trữ khi sắp xếp tổ chức, bộ máy chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc công chức, viên chức, người lao động trực tiếp giải quyết công việc thực hiện nghiêm túc các nội dung liên quan đến thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong, bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy đúng theo đúng hướng dẫn.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Trưởng các phòng, các đơn vị thuộc Sở

- Chịu trách nhiệm triển khai thực hiện Kế hoạch, đảm bảo thời gian thực hiện, phân công công chức, viên chức chịu trách nhiệm thống kê, bàn giao cụ thể. 

- Cử công chức, viên chức tham gia Tổ công tác văn thư, lưu trữ khi sắp xếp tổ chức, bộ máy.

- Chỉ đạo công chức, viên chức, người lao động trực tiếp xử lý công việc phải khẩn trương thống kê, lập Danh mục hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong và Danh mục công việc đang xử lý theo hướng dẫn của Sở Nội vụ. Đồng thời, phối hợp với Lưu trữ cơ quan thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu vào địa điểm tập kết, đồng thời bàn giao hồ sơ đang xử lý cho đơn vị mới để tiếp tục giải quyết.

- Chỉ đạo bộ phận Lưu trữ cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ lưu trữ tại cơ quan, đơn vị thực hiện:

+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu và bàn giao về phòng, kho bảo quản tập trung trước; 

+ Chuẩn bị kho tàng và các điều kiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân. 

+ Thống kê, niêm phong, bảo quản an toàn tài liệu tại phòng, kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị cho đến khi tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. 

+ Tiếp nhận, bảo quản riêng hồ sơ, tài liệu của công việc chưa hoàn thành theo danh mục. 

+ Nộp lưu hồ sơ bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử lịch sử tỉnh.

- Chỉ đạo bộ phận Công nghệ thông tin tại cơ quan, đơn vị thực hiện: 

+ Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ xác định số lượng tài liệu số và khoanh vùng cơ sở dữ liệu tài liệu của đơn vị trên Hệ thống quản lý văn và điều hành dùng chung của tỉnh theo Kế hoạch số 186/KH-UBND ngày 04/8/2023 của Chủ tịch UBND tỉnh.

+ Chủ động phối hợp với các đơn vị cung cấp Hệ thống quản lý và điều hành trước đây (VNPT, Viettel, …) đóng gói dữ liệu để phục vụ cho việc bàn giao, chuyển dữ liệu cho đơn vị mới tra cứu giải quyết công việc (theo quyết định của cấp có thẩm quyền sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy).

- Bảo đảm điều kiện về nhân lực, cơ sở vật chất (phòng, kho lưu trữ, bìa, hộp, thùng carton, quạt thông gió, thiết bị phòng cháy, chữa cháy….) để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu cho đến khi bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền quản lý.

- Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính mới cần kịp thời chỉ đạo:

+ Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ kí số chuyên dùng công vụ theo quy định. 

+ Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và các đơn vị, cá nhân liên quan tiếp nhận tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu về những công việc chưa hoàn thành thuộc thẩm quyền quản lý để tiếp tục giải quyết. Tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý và tài liệu tại các phòng, kho tập kết trên địa bàn quản lý; phối hợp với Lưu trữ lịch sử xây dựng phương án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đó. 

- Các phòng, đơn vị thuộc Sở phối hợp báo cáo về Sở Công Thương việc thống kê, tập kết, niêm phong, bàn giao hồ sơ, tài liệu như sau:

+ Báo cáo thống kế hồ sơ ở bước 1 trước ngày 15/7/2025; 

+ Báo cáo nội dung tập kết hồ sơ ở bước 2 trước ngày 01/8/2025; 

+ Báo cáo nội dung bước 3 trước ngày 15/8/2025.

Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy của Sở Công Thương. Trong quá trình triển khai thực hiện có phát sinh vướng mắc, đề nghị các phòng, đơn vị phản hồi về Sở Công Thương (qua Văn phòng Sở) để được hướng dẫn.

Giám đốc Sở Công Thương yêu cầu các phòng, các đơn vị thuộc Sở nghiêm túc triển khai thực hiện./.