Nhằm nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ công của các cơ quan hành chính Nhà nước, tạo điều kiện để tổ chức, cá nhân được hưởng thụ các dịch vụ công một cách nhanh chóng, thuận tiện, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Đồng Nai phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh đã tăng cường tập huấn về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

Các cơ quan, đơn vị được tập huấn, gồm: Sở Thông tinvàTruyền thông, Sở Y tế, Trung tâm giám định y khoa, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Công Thương, Ban Quản lý các Khu công nghiệp, Sở Lao động, Thương binh và Xã hội, Sở Giao thông - Vận tải, Sở Khoa học và Công nghệ, Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng, Trung tâm Thông tin và Ứng dụng tiến bộ Khoa học Công nghệ, Sở Tư pháp, Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Ban Thi đua khen thưởng, Ban Tôn giáo, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Chi cục Thủy sản, Chi cục Quản lý chất lượng nông lâm sản và thủy sản, Chi cục Chăn nuôi và Thú Y, Chi cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật, Chi cục Kiểm lâm, Chi cục Thủy lợi, Chi cục Phát triển nông thôn, Sở Xây dựng, Ban Dân tộc, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường, Chi cục Quản lý đất đai tỉnh, Chi cục Bảo vệ Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh, Công an tỉnh, Trung tâm Hành chính công tỉnh,…

Nội dung tập huấn: tập huấn, hướng dẫn số hóa thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định tại Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2024 cho các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh thực hiện nhiệm vụ cấp phép thủ tục hành chính cho các tổ chức, cá nhân trên địa bàn toàn tỉnh.

Ông Tạ Quang Trường trình bày tại Buổi tập huấn.

VNPT Bình Dương trình bày tập huấn triển khai công tác số hóa hồ sơ (Đính kèm Slide hướng dẫn:https://sct.dongnai.gov.vn/t1/2024/SlideTapHuanDNI.pdf)

Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử quy định các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa, gồm:

1. Các giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính: Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó; hành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành; Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Thành phần hồ sơ khác được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

2. Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

3. Kết quả giải quyết của thủ tục hành chính còn hiệu lực theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

4. Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu: Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý. Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định tại khoản 1 Điều 4 của Thông tư. Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính. Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa; bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính khác có liên quan.

Quy trình số hóa được thực hiện qua các bước: Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử. Bóc tách dữ liệu. Cấp mã kết quả số hóa. Lưu kết quả số hóa.

Thông tư cũng quy định việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử; việc bóc tách dữ liệu của giấy tờ; việc cấp mã kết quả số hóa và lưu kết quả số hóa.

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử được lưu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Hệ thống thông tin cung cấp dịch vụ công tập trung của bộ, ngành theo quy định của pháp luật chuyên ngành; đồng thời cung cấp thông tin đường dẫn kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ hoặc cấp tỉnh có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính.

Trường hợp chưa có Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Hệ thống thông tin cung cấp dịch vụ công tập trung của bộ, ngành, kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử được lưu vào Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính, đồng thời hiển thị tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ hoặc cấp tỉnh có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính.

Các nội dung giới thiệu và hướng dẫn tổng quát quy trình số hóa qua các vai trò: Giới thiệu quy trình số hóa trong quá trình xử lý hồ sơ điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC; hướng dẫn luồng quy trình tổng quan số hóa kết quả giải quyết TTHC từ một cửa đến xử lý, duyệt và trả kết quả hồ sơ, cụ thể như sau:

+ Đào tạo cán bộ Tiếp nhận và kết quả giải quyết tham gia số hóa: Số hóa thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của một thủ tục hành chính; khai thác các kết quả giải quyết TTHC đã được số hóa.

+ Đào tạo chuyên viên tham gia số hóa: Đính kèm tập tin kết quả giải quyết TTHC lên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC; cập nhật các trường thông tin số hóa metadata (bao gồm tính năng rút trích dữ liệu). Trình lãnh đạo duyệt kết quả giải quyết thực hiện số hóa.

+ Đào tạo lãnh đạo tham gia số hóa: Duyệt và chuyển văn thư ký số cơ quan/đơn vị cho kết quả giải quyết thực hiện số hóa; duyệt/hoàn thành kết quả giải quyết thực hiện số hóa (đối với các kết quả đã được ký số trong quá trình giải quyết); cập nhật dữ liệu kết quả giải quyết TTHC thực hiện số hóa; yêu cầu hiệu chỉnh nhập liệu kết quả giải quyết TTHC thực hiện số hóa.

+ Đào tạo văn thư tham gia số hóa: Thực hiện ký số cơ quan/đơn vị trên kết quả giải quyết TTHC được thực hiện số hóa.

Mục đích của việc tập huấn, hướng dẫn số hóa kết quả giải quyết TTHC là để lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng hiệu quả nhất, đảm bảo việc kết nối chia sẻ dữ liệu trong giải quyết TTHC trên môi trường điện tử, đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính quyền số của tỉnh; là việc cơ quan nhà nước chuyển đổi các kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã cấp từ văn bản giấy sang văn bản điện tử hoặc thông tin số để bảo đảm cho việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (quy định tại Khoản 10 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP).

Hồ sơ được thực hiện trên hệ thống một cửa điện tử (MCDT) sẽ lưu thông tin người nộp hồ sơ, quá trình xử lý, tập tin thành phần hồ sơ được cá nhân/tổ chức đính kèm trong quá trình nộp hồ sơ, và tập tin kết quả giải quyết thủ tục hành chính (KQGQ TTHC) được cán bộ đính kèm sau khi xử lý (nếu có). Tuy nhiên việc khai khác lại các tập tin KQGQ TTHC đã có chưa được triển khai trên hệ thống MCDT, và chưa lưu trữ các thông tin hồ sơ, KQGQ TTHC vào kho lưu trữ điện tử. Số hóa KQGQ TTHC nhằm lưu kết quả giải quyết thủ tục hành chính vào kho lưu trữ điện tử phục vụ cho mục đích sử dụng thường xuyên và lưu trữ vĩnh viễn. Do đó việc số hóa KQGQ TTHC nhằm mục đích lưu trữ các KQGQ TTHC đã có trước đó và các KQGQ TTHC phát sinh hiện tại vào kho lưu trữ điện trử của tỉnh, và khai thác lại các KQGQ TTHC đã có vào các TTHC được thực hiện sau một cách thuận tiện, nhanh chóng. Các nghiệp vụ số hóa KQGQ TTHC bao gồm: Số hóa thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của một thủ tục hành chính; Số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính + Khai thác các kết quả giải quyết TTHC đã được số hóa.